Státní správa na dálku: Kdy a jak se definitivně zbavíme běhání po úřadech?
Ministerstvo vnitra představilo další reformu vnitřní správy, která upravuje hned šest zákonů. Cílem této změny je snížit zbytečnou byrokracii, zrychlit a zlevnit státní správu a vytvořit uživatelsky přívětivé digitální prostředí. Stát chce efektivněji odbavovat rutinní záležitosti, ale zároveň zajistit, aby byly tyto digitální služby přístupné bez výjimky a naprosto všem občanům bez rozdílu. Návrh se nyní nachází v připomínkovém řízení do 10. srpna.
Velkou úpravou projde správní řád, který nově umožní plně automatizované vyřizování jednoduchých agend, jako je například vydávání standardních osvědčení, a to zcela bez zásahu člověka. Tato automatizace se však nikdy nedotkne odvolání, opravných prostředků ani procesů vyžadujících správní uvážení. Tyto případy musí vždy osobně posoudit úředník. Písemné vyhotovení automatizovaného úkonu navíc ponese jasný údaj o tom, že dokument vznikl bez účasti úřední osoby, aby měl občan stoprocentní jistotu o průběhu řízení.
Novinkou jsou také ústní jednání přes videokonference, která může iniciovat úřad za předpokladu, že je to účelné a technicky možné, ale například z důvodu věku či zdraví si je pro sebe může navrhnout i sám občan. Občan má přitom vždy absolutní právo on-line formu odmítnout a zúčastnit se osobně přímo na pobočce. Z veřejných i neveřejných online jednání se bude vždy pořizovat zvukový a obrazový záznam a identita účastníků se ověří bezpečně například přes eObčanku nebo skrze přidělený identifikátor. Účastník bude mít rovněž právo během přenosu vznášet námitky proti snížené kvalitě spojení, s nimiž se úřad bude muset adekvátně vypořádat.
Aby reforma nikoho nediskriminovala, vzniká pro lidi bez technických dovedností či vybavení praktický institut asistovaného podání. Na vybraných kontaktních místech veřejné správy, typicky na pobočkách Czech POINT, jim s digitálním úkonem přímo pomůže úředník. K finálnímu potvrzení podání už navíc nebude nutný složitý elektronický podpis, ale postačí vlastnoruční podpis na běžný tablet za přítomnosti pověřeného úředníka, což celý proces obrovsky usnadní. Příslušný digitální úkon se pak bude považovat za učiněný přesně tím dnem, kdy sám klient schválí jeho konečné zpracování. Státní správa se tímto vítaným krokem přibližuje pohodlným standardům ze soukromého sektoru.
Značné zjednodušení čeká cizince bez českých matričních dokladů. Aby se předešlo zmatkům s odlišným zápisem jmen v registrech, jejich pasová identita dostane nově přednost před tou matriční, pokud si výslovně nevyžádají opak. Proměnou projdou také samotné matriky, u kterých se platnost elektronických dokladů prodlouží ze současného jednoho roku na praktičtějších pět let.
Reforma sníží byrokracii obchodním společnostem a družstvům (s výjimkou bytových družstev), kterým odpadne povinnost duplicitně archivovat dokumenty, jež už ukládají do jiných státních systémů. Národní archiv a státní oblastní archivy navíc začnou své sbírky postupně digitalizovat a zpřístupňovat online na základě nově stanoveného plánu digitalizace archiválií. Výrazně se také zjednoduší a zlevní ověřování podpisů na cizojazyčných listinách. Lidé už nebudou potřebovat drahé úřední překlady, protože úřad u legalizace potvrzuje pouze pravost samotného podpisu, nikoliv obsah dokumentu.
Zavádění všech těchto novinek je strategicky rozloženo do tří fází, aby měly úřady dostatek času na technologickou i metodickou přípravu. K 1. červenci 2027 odstartuje hlavní vlna změn, která zahrnuje automatizaci procesů, videokonference a asistovaná podání. Následně od 1. ledna 2028 začnou v praxi platit nová, o poznání jednodušší pravidla pro ověřování cizojazyčných listin. Celý transformační proces pak definitivně vyvrcholí 1. července 2028, kdy stát plánuje plně spustit zcela nový matriční informační systém.
